Feste feiern, wie sie kommen: Hier finden Sie Tipps und eine Kostenvorstellung für Ihre nächste (Familien-)Feier, Checkliste inklusive!

Sie werden mit Ihrem Partner zusammen 60, 80 oder 100? Ihr Kind hat Taufe, Konfirmation oder Firmung? Dann steht eine große Feier an! Jetzt fragen Sie sich bestimmt, wie viel eine Party für 20, 40 oder 60 Gäste kostet. Wie viel ein DJ pro Stunde nimmt und was Sie für Buffet und Getränke einkalkulieren müssen.

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Einerseits macht eine Familienfeier Arbeit und kostet Geld, auf der anderen Seite können Sie dann auch alles bestimmen – naja, nicht alles, Mama will sicher bei der einen oder anderen Sache ein Wörtchen mitreden, und ihre wichtigsten Wünsche kann man ja beachten! Je nachdem, wie aufwendig das Fest werden soll, rechnen Sie zwischen 50 und 100 € pro Person. Wir haben im Detail ausgerechnet, womit Sie kalkulieren können.

Wie viel kostet eine Feier pro Person?

Posten Kosten pro Person Gesamtkosten für 20 Personen
Datum festlegen und Save the Date versenden Per Mail 0 € Per Mail 0 €
Location aussuchen und schriftlich buchen 5 – 25 € 100 – 500 €
Bedienung suchen (wenn nicht vom Caterer besorgt) 2,50 – 4 € 50 – 80 €
Einladungskarten drucken + versenden 2,50 – 3,50 € 50 – 70 €
Kaffeetrinken am Vortag 7,50 – 15 € 150 – 300 €
Abendessen (á la carte) 12,50 – 22,50 € 250 – 450 €
Getränke besorgen (wenn nicht vom Caterer besorgt) 2,50 – 7,50 € 50 – 150 €
Profi-Fotograf 12,50 – 15 € 250 – 300 €
Musik 0 – 15 € 0 – 300 €
Blumen 2,50 – 5 € 50 – 100 €
Sonstige Deko, Servietten, Kerzen, Streudeko, etc. 1 – 2 € 20 – 40 €
Gesamt 48,50 – 114,50 € 970 – 2290 €

Natürlich können Sie üppiger oder sparsamer feiern oder alles ganz anders machen! Außerdem hängen die Kosten Ihrer Party auch davon ab, ob Sie in einem günstigen Clubhaus, in einer gutbürgerlichen Dorf-Gaststätte oder im schicken 4-Sterne-Restaurant feiern.

Sparen können Sie zum Beispiel so:

  • Einladungskarten selbst ausdrucken
  • als Bedienung jemanden aus dem Bekanntenkreis engagieren
  • Gäste bitten, etwas für das Buffet mitzubringen
  • auf Kaffeetrinken am Vortag verzichten
  • statt einen Profi-Fotografen zu engagieren, selbst knipsen
  • statt einen DJ zu beauftragen, einen Bekannten bitten, aufzulegen
  • Blumen und Deko reduzieren

Wenn Sie zu Hause feiern möchten, gilt es zu überlegen, wie viel Geld Sie für Getränke einplanen sollten. Hier ein Berechnungsbeispiel bei mäßigem Trinkverhalten (die Hälfte der Gäste trinkt auch Bier und Wein).

Feier: Getränke-Kosten pro Person

benötigte Menge pro Person Kosten pro Person Gesamtkosten für 20 Personen
7-stündige Feier 2 Flaschen Bier, eine halbe Falsche Wein, 1,5 Liter alkoholfreie Getränke ca. 6,70 € ca. 134 €
mit Sektempfang dito, plus ein Glas Sekt ca. 7,70 € ca. 154 €

Die Kosten Ihrer Feier können natürlich stark schwanken. Denn der tatsächliche Rechnungsbetrag hängt davon ab, ob Sie eher günstige oder hochpreisige Getränke kaufen.

Datum und Location festlegen

Wenn das Datum nicht sowieso feststeht (wie z.B. bei einer Konfirmation oder einem runden Geburtstag), legen Sie zunächst ein Datum fest, das zum Anlass und in Ihren eigenen Terminkalender passt. Die Ehrengäste können Sie in die Terminfindung einbeziehen – beispielsweise die Taufpaten bei einer Taufe. So ist sichergestellt, dass sie Zeit haben. Machen Sie sich frei von dem Gedanken, dass alle kommen können; meiner Erfahrung nach bekommt man nie alle unter einen Hut!

In der heutigen Zeit haben die Menschen volle Terminkalender und planen Urlaube fast ein ganzes Jahr im Voraus. Es ist also kein Fehler, wenn Sie mindestens 6 Monate vor dem Event ein „save the date“ rauszuschicken. Das Event und das Datum anzukündigen genügt, wenn Sie mit Ihrer Planung noch nicht so weit sind. Dann können die Gäste den Termin schon mal einplanen.

Je nach Event können Sie in der Terminankündigung auch eine Person benennen, die eventuelle Showeinlagen (Reden, Foto-Shows, Sketche, etc.) koordiniert. So können die Gäste überlegen, ob sie etwas vorbereiten möchten. Am besten geben Sie die Handy-Nummer oder E-Mail-Adresse der Person an, und sie weiß dann, wer welche Darbietung bringen möchte und stimmt den Zeitplan ab. Diese Person ist dann auch vor Ort Ansprechpartner, wenn Technik oder Utensilien benötigt werden und entlastet Sie so.

Anschließend – also gut 4 – 6 Monate vor der Feier – suchen Sie die Location aus: Vielleicht steht Ihnen ein Clubheim, eine Waldhütte oder sonstiger Raum zur Verfügung, oder Sie buchen einen Raum in einem Gasthaus. Wenn Sie einen separaten Raum anmieten, müssen Sie sich auch Gedanken um das Catering machen. Das gesprochene Wort ist flüchtig, machen Sie das Besprochene am besten gleich schriftlich mit Datum, genauer Uhrzeit und Preisen fix!

Essen und Trinken

Bei der Konfirmation unseres Sohnes konnten wir den Clubraum unseres Segelclubs kostenlos nutzen, wenn wir über den Verein die Getränke konsumieren würden. Direkt nebendran ist ein Restaurant. Ich habe gute Erfahrung damit gemacht, mit dem Restaurant eine „kleine Karte“ abzustimmen und die Gäste dann á la carte bestellen zu lassen. So bekommt jeder genau das Essen, das er sich auswählt, und am Ende war es sogar kostengünstiger als ein Buffet für unsere Anzahl an Personen.

Alternativ ist ein Buffet natürlich auch eine gute Sache! Rechnen Sie hier mit 25 – 50 Euro pro Person, je nachdem, wie aufwendig das Essen sein soll. Wenn Sie nicht so viel Geld ausgeben möchten, können Sie die Gäste bitten, dass jeder etwas mitbringt – das sorgt sogar für ein besonders vielfältiges Buffet und kommt meistens sehr gut hin, nach meiner Erfahrung auch ohne große Planung.

Ach ja, ohne Bedienung geht es natürlich nicht! Als Gastgeber haben Sie ohnehin alle Hände voll zu tun, und Sie wollen sich ja auch mit den Gästen unterhalten. In unserem Fall hatten wir ein Teenager-Mädchen aus der Nachbarschaft gebeten, während des Festes Getränke auszuschenken. Unsere “Bardame“ freute sich über das Taschengeld, das sie sich dazuverdienen konnte, und hat es toll gemacht.

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An Musik denken!

Je nachdem, um welche Art Fest es sich handelt, werden Sie sich auch Gedanken um die Musik machen wollen – wenn es ein Abendevent ist, wird am Ende vielleicht sogar getanzt. Das lockert ein Fest auf, die Bewegung tut nach dem meist üppigen Festessen gut, und die Sitzordnung wird auf angenehme Weise durcheinandergerüttelt.

Sie können entweder selbst eine Playlist zusammenstellen oder einen Alleinunterhalter organisieren. Letzteres macht die Sache deutlich teurer.

Einladungskarten und Fotos

Drei bis vier Monate vor dem Event ist es Zeit, die Einladungskarten zu drucken. Das können Sie selbst auf ihrem Home-Drucker machen oder bei einer Druckerei in Auftrag geben. Wenn die Gäste von außerhalb anreisen, ist es nett, wenn Sie eine kleine Liste mit Hotels und Pensionen in der Nähe zusammenstellen.

Schön sind übrigens Fotos auf der Einladungskarte. Anstatt sie auf dem Home-Drucker auszudrucken macht es viel mehr her, wenn Sie ein schönes Foto auswählen, es auf Fotopapier drucken lassen und auf die Einladung kleben.

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Apropos Fotos: Natürlich haben wir alle Handys und irgendwer in der Familie besitzt sicher auch eine Profi-Kamera. Es ist einfach toll, neben den vielen Schnappschüssen, die man macht, auch richtig gute Fotos anzufertigen. So jung kommt man nicht mehr zusammen! Für die Konfirmation unseres Sohnes haben wir daher einen Profi-Fotografen engagiert. Denken Sie mal drüber nach, wenn Sie zu einem runden Geburtstag eine kleine Foto-Show zusammenstellen: Meistens sind es die hochauflösenden Profi-Fotos, auf die man dabei zurückkommt – sie sind einfach qualitativ besser als jeder noch so lustige Schnappschuss.

Es ist praktisch für Sie, wenn Sie auf die Einladungskarte gleich schreiben, bis wann die Gäste zu- oder absagen sollen – dann können Sie besser planen. Legen Sie sich eine kleine Liste mit den Zu- und Absagen an, damit Sie den Überblick bewahren. Auch der Caterer möchte zum Schluss noch einmal genau wissen, wie viele Gäste Sie erwarten; ihm sagen Sie am besten, wie viele Kinder und wie viele Erwachsene es sein werden.

Zum Schluss: Deko & Blumen

Kurz vor dem Event, sollten Sie noch einmal mit dem Restaurant bzw. dem Catering-Dienst und allen wichtigen Stellen und Personen sprechen, damit kein Termin untergeht. Sie wollen ja keine böse Überraschung erleben! Ich erinnere mich noch, wie bei meiner eigenen Hochzeit der Fotograf den Termin verbummelt hatte – er kam einfach nicht! Zum Glück hatten die Gäste viele schöne Fotos gemacht!

Kurz vorher ist auch noch genügend Zeit, sich um Blumenschmuck und sonstige Deko, Kerzen, die Musikanlage und andere Kleinigkeiten zu kümmern.

Wann müssen Sie was erledigen?

Was? Wann organisieren
Datum festlegen und Save the Date versenden Mindestens 6 Monate vor dem Event
Jemanden benennen, der sich um Einlagen (Reden, Spiele, etc.) kümmert Mindestens 6 Monate vor dem Event
Location aussuchen und schriftlich buchen 4 – 6 Monate vorher
Bedienung suchen (wenn nicht vom Caterer besorgt) 3 – 4 Monate vorher
Einladungskarten drucken + versenden 3 – 4 Monate vorher
Kaffeetrinken am Vortag 3 – 4 Monate vorher
Abendessen (á la carte) 3 – 4 Monate vorher
Getränke besorgen (wenn nicht vom Caterer besorgt) 1 Monat vorher
Profi-Fotograf 3 – 4 Monate vorher
Musik 3 – 4 Monate vorher
Blumen 1-2 Wochen vorher bestellen, am selben Tag abholen
Sonstige Deko, Servietten, Kerzen, Streudeko, etc. 1-2 Wochen vorher
Kurzer Check mit allen wichtigen Helfern/ Lieferanten, ob alles klar ist 1-2 Wochen vorher

herMoney-Tipp:

Wenn alles gut geplant ist, werden auch Sie als Gastgeber das Fest genießen können! Ich fand es angenehm, möglichst viel zu delegieren und klare Zuständigkeiten zu schaffen. So hatte auch ich Gelegenheit, mich mit den Geästen zu unterhalten. Schließlich kommt man so jung nicht mehr zusammen!

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