Besser kommunizieren im Job: So hilft dir das 4-Ohren-Modell

Missverständnisse kosten Zeit und Nerven. Mit dem 4-Ohren-Modell kannst du sie geschickt umgehen. Wir erklären, wie’s funktioniert.

Inhalt

Was sagt das 4-Ohren-Modell aus?

So kannst du das Kommunikationsquadrat von Schulz von Thun nutzen

4-Ohren-Modell: Beispiel aus der Arbeitswelt

Übungen rund um das 4-Ohren-Modell

herMoney-Tipp

Folgende Situation kennst du vielleicht: Dir und deiner Kollegin sind Ordnung im Büro wichtig und ihr liebt beide Pflanzen. Deshalb stehen ein paar Blümchen in eurem Büro. Du kommst eines Tages herein und fragst: „Müssen die Pflanzen noch gegossen werden?“ Deine Kollegin fährt hoch und sagt genervt: „Wieso muss ich denn immer die Pflanzen gießen?“ Mit grimmiger Miene schnappt sie sich die Gießkanne, stürmt aus dem Büro und knallt die Tür hinter sich zu. Du bist perplex. Du wolltest deine Kollegin gar nicht zum Gießen auffordern. Im Gegenteil! Was ist passiert?

Mit dem Kommunikationsquadrat von Schulz von Thun hast du schnell den Durchblick. Wir erklären dir den Aufbau des 4-Seiten-Modells anhand von Beispielen. Und zeigen dir am Ende des Artikels, wie du die oben genannte Situation gekonnt aufschlüsselst.

Definition: Was sagt das 4-Ohren-Modell aus?

Das 4-Seiten-Modell hat der Psychologe und Kommunikationswissenschaftler Schulz von Thun entwickelt. Es besagt, dass es in jeder zwischenmenschlichen Kommunikation eine Senderin und eine Empfängerin gibt und dass jede Aussage einer Person vier Botschaften enthält.

Wir haben natürlich nur zwei Ohren – aber laut dem Modell von Schulz von Thun können wir mit vier Ohren zuhören und mit vier Schnäbeln sprechen. Gemeint sind die vier Ebenen der Kommunikation, die in jeder Aussage stecken.

Die vier Ebenen der Kommunikation:

• Sachebene
• Selbstkundgabe
• Beziehungsseite
• Appellseite

Letztendlich ist nur die Sachebene bei der Senderin und der Empfängerin identisch. Selbstkundgabe, Beziehungsebene und Appellseite können zwei Menschen dagegen ganz unterschiedlich auffassen. Deshalb verdeutlicht das 4-Ohren-Prinzip auch, wie schwierig Kommunikation sein kann und wie Missverständnisse entstehen.

So kannst du das Kommunikationsquadrat von Schulz von Thun nutzen

 Mach dir nach einem schwierigen Gespräch klar, welche Ebenen besonders tangiert wurden und welche Botschaften sie transportieren.

Sachebene: Um welchen Sachverhalt geht es?

Auf der Sachebene werden vorwiegend reine Informationen transportiert, also Daten und Fakten. Wenn du die Senderin der Nachricht bist, kannst du versuchen, die Information klar und verständlich auszudrücken.

Als Empfängerin kannst du auf der gleichen Ebene reagieren und die Information zum Beispiel als wichtig oder unwichtig und wahr oder unwahr bewerten.

Selbstkundgabe: Welche Gefühle gibst du preis?

Als Senderin solltest du im Hinterkopf behalten, dass du neben der Information mit jeder Äußerung – ob du willst oder nicht – auch Gefühle, Meinungen oder Bewertungen transportierst, die etwas über dich als Person aussagen.

Das Selbstkundgabe-Ohr der Empfängerin hilft ihr dabei, ihr Gegenüber besser einzuschätzen.

Beziehungsebene: Wie stehst du zu deinem Gegenüber?

Als Senderin machst du auf der Beziehungsebene deutlich, wie du zu der Empfängerin stehst. Das passiert meistens über Formulierungen, deine Mimik, Gestik oder deinen Tonfall. Du kannst diese Hinweise implizit oder explizit transportieren, vermeiden lassen sie sich allerdings kaum.

Als Empfängerin kannst du dich über die Merkmale wertgeschätzt, geachtet und respektiert, aber auch missachtet oder gedemütigt fühlen.

Appellseite: Was möchtest du erreichen?

Als Senderin möchtest du bei deinem Gegenüber meistens etwas erreichen. Du übermittelst der Empfängerin zum Beispiel Wünsche oder Ratschläge. Damit kannst du als Senderin Einfluss auf dein Gegenüber nehmen.

Oft werden Appelle auch verdeckt vermittelt. Als Empfängerin musst du vielleicht auch zwischen den Zeilen lesen können. Was will dein Gegenüber wirklich?

Wähle klare Formulierungen!

Ob im Berufsleben oder privat, klare Formulierungen und die Reflexion der eigenen Kommunikation können helfen, Probleme und Missverständnisse zu vermeiden. In der Theorie sind die einzelnen Ebenen klar abgrenzbar. Die Praxis zeigt aber, wie leicht sich die Ebenen im Gespräch vermischen. Deshalb ist es nützlich, die vier Seiten einer Nachricht zu kennen und sie in Gesprächen im Hinterkopf zu behalten.

4-Ohren-Modell: Beispiel aus der Arbeitswelt

Stell dir folgende Situation vor: Deine Chefin fragt dich, wie weit du mit der Aufgabe bist, die sie dir vor ein paar Tagen gegeben hat. Überlege kurz, wie du eine solche Frage normalerweise auffasst und wie du darauf reagierst.

Du kennst dein Muster? Prima. Dann schauen wir uns jetzt an, wie du die Frage deiner Chefin noch interpretieren könntest.

1. Möglichkeit: Du siehst die Frage im fachlichen Kontext.

Auf der Sachebene würdest du die Frage neutral bewerten, beziehungsweise sie überhaupt nicht interpretieren und deiner Chefin einfach nur antworten. Du machst kein großes Ding aus ihrer Frage – und hast daher auch kein Problem damit.

2. Möglichkeit: Du fühlst dich angegriffen.

Auf der Ebene der Selbstkundgabe interpretierst du die Frage vielleicht aber auch als Angriff auf deine Person, weil du in der Vergangenheit schon mal als „langsam“ abgestempelt wurdest. Hat diese frühere Erfahrung wirklich etwas mit der gegenwärtigen Situation zu tun?

Es ist auch möglich, dass du dich auf der Beziehungsebene gedemütigt fühlst, weil du den Tonfall deiner Chefin als herablassend empfindest. Vielleicht war es aber gar nicht so gemeint und deine Chefin hat nur einen schlechten Tag?

3. Möglichkeit: Du hast das Gefühl, zu langsam zu sein.

Du könntest die Frage auch als Aufforderung interpretieren, schneller zu arbeiten (Appellseite).

Was könnte deine Chefin gemeint haben?

Lege dein typisches Interpretationsmuster nun beiseite und begib dich in die Vogelperspektive. Vielleicht hat deine Chefin etwas ganz anderes sagen wollen?

Möglicherweise ist deine Chefin wirklich unzufrieden mit deiner Arbeitsweise und möchte dich mit ihrer Frage unauffällig darauf hinweisen. Vielleicht hat sie aber auch nach dem Stand der Aufgabe gefragt, um dir nicht noch mehr Aufgaben aufzubürden. Forsche nach, was in deinem Fall wirklich zutreffend sein könnte.

Das Beispiel zeigt, wie schnell Missverständnisse entstehen können, denn wir sprechen und hören meistens auf mehreren Ebenen gleichzeitig. Fehlinterpretationen und unterschwellige Botschaften sind vorprogrammiert. Gute Kommunikation fällt uns allen schwer!

Übungen rund um das 4-Ohren-Modell

Denke an ein Gespräch, in dem du dich angegriffen gefühlt hast

Nimm gerne eine Situation, die dich immer noch ärgert. Warum hast du dich angegriffen gefühlt? Lag es an der Person, ihrem Tonfall oder vielleicht doch an einer Erfahrung aus der Vergangenheit, die überhaupt nichts mit deinem Gegenüber zu tun hatte? Hätte das Gespräch besser verlaufen können? Welche der Ebene wurde bei dir angesprochen und wie könnte dein Gegenüber die Aussage vielleicht noch gemeint haben?

Versuche, deine Interpretationen auf ihre Richtigkeit zu überprüfen und dich selbst möglichst deutlich auszudrücken. Ohne Andeutungen oder unterschwellige Aufforderungen.

In Bereichen, in denen zwischenmenschliche Beziehungen eine große Rolle spielen, ist die Gesprächskompetenz besonders wichtig. Das 4-Ohren-Modell kann zum Beispiel in der Pflege hilfreich sein. Pflegefachleute stehen im ständigen Kontakt und Austausch mit Patientinnen und Patienten, Angehörigen und dem eigenen Team. Gleichzeitig treffen im Gesundheitssystem verschiedenste Charaktere und Krankheiten aufeinander, die die Kommunikation erschweren können.

Wie du Missverständnisse bei E-Mails vermeidest

Vielleicht bist du seit Beginn der Pandemie immer wieder im Homeoffice und hast erfahren müssen, wie schwierig gute Kommunikation per E-Mail ist. Denke an das Beispiel von eben mit der Chefin, die nach dem Stand fragt: Interpretationshilfen wie Tonfall, Mimik und Gestik fallen bei einer E-Mail weg. Eine simple E-Mail kann dann schnell zur Herausforderung werden, da die Formulierung entscheidend ist. Das Potential für Missverständnisse ist hier höher als in der analogen Welt.

Achte hier besonders darauf, was du wie schreibst. Und denke daran, dass dein Gegenüber vielleicht nicht so gut zwischen den Zeilen lesen kann wie du.

Die Online-Jobplattform StepStone hat 2020 6.000 Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer dazu befragt. 81 Prozent geben an zu glauben, dass es in der aktuellen Lage noch wichtiger ist als sonst, regelmäßig miteinander zu sprechen. Dr. Anastasia Hermann, Studienleiterin bei StepStone sagt: „In virtuellen Teams ist Kommunikation wichtiger denn je. Führungskräfte sollten sich derzeit mehr denn je als Dienstleister für ihre Mitarbeiter verstehen und immer für sie ansprechbar sein.“

Greife also immer mal wieder zum Telefonhörer, statt eine E-Mail zu schreiben. Besonders, wenn es um heikle Themen geht!

4-Ohren-Modell: Teste dich!

Kommen wir auf unser Pflanzen-Beispiel vom Anfang des Artikels zurück. Du hast deine Kollegin nur gefragt, ob die Pflanzen gegossen werden müssen. Sie aber war gleich eingeschnappt.

Schauen wir uns Schritt für Schritt an, was hier passiert ist. Nimm dir einen Moment Zeit, folgende Fragen zu beantworten:

1. Was sendest du für eine Nachricht („Müssen die Pflanzen noch gegossen werden?“)? (Sachebene, Selbstoffenbarung, Beziehungsebene, Appellebene)

2. Wie entschlüsselt deine Kollegin die Nachricht? (Sachebene, Selbstoffenbarung, Beziehungsebene, Appellebene)

3. Wie ist die Antwort deiner Kollegin zu verstehen („Wieso muss ich denn immer die Pflanzen gießen?“)? (Sachebene, Selbstoffenbarung, Beziehungsebene, Appellebene)

Lösung:

Du meintest mit deiner Frage:

• Sachinhalt: Ich will wissen, ob die Pflanzen noch Wasser brauchen.
• Selbstoffenbarung: Ich weiß nicht, ob die Pflanzen schon gegossen worden sind.
• Beziehung: Du willst einfach nur eine Auskunft haben.
• Appell: Sag mir, ob die Pflanzen schon gegossen worden sind!

Deine Kollegin versteht dich folgendermaßen:

• Sachinhalt: Ich will wissen, ob die Pflanzen noch Wasser brauchen
• Selbstoffenbarung: Ich möchte nicht, dass die Pflanzen vertrocknen.
• Beziehung: Du musst dich darum kümmern.
• Appell: Gieß bitte die Pflanzen!

Die Kollegin fühlt sich gedemütigt. Sie hätte die Frage auch einfach mit „Ja” oder „Nein” beantworten können. Stattdessen fährt sie dich an.

Das Beispiel mag etwas überspitzt klingen, aber es zeigt, dass man mit allen vier Ohren zuhören und die Bedeutungen nicht durcheinanderbringen sollte. Beleuchte die Antwort deiner Kollegin noch einmal mit allen vier Ohren.

Die Antwort deiner Kollegin kannst du so interpretieren:

• Sachverhaltsohr: Ich muss immer die Pflanzen gießen und ich will wissen wieso.
• Selbstoffenbarungsohr: Ich fühle mich ausgenutzt.
• Beziehungsohr: Ich soll irgendwelche Aufgaben für dich erledigen.
• Appellohr: Sei netter und tu auch mal was für unser Büro!

Mit ein bisschen Übung hilft dir das Vier-Ohren-Modell dabei, ein besseres Kommunikationsverständnis zu entwickeln und bewusster auf die Wünsche und Bedürfnisse anderer Personen einzugehen.

herMoney-Tipp

Egal wo du arbeitest: Das Kommunikationsmodell von Schulz von Thun kann dir helfen, erfolgreich zu sein. Gibt es in deinem Unternehmen entsprechende Workshops? Falls nicht, frag doch mal bei deiner Chefin nach!

Mit etwas Übung kannst du Missverständnisse vermeiden und eine gute Kommunikationsfähigkeit entwickeln. Hab Geduld mit dir selbst! Und nutze auch die Gelegenheiten des Alltags, um Schritt für Schritt zum Kommunikationsprofi zu werden.

Noch mehr Karrieretipps gefällig? Wir erklären dir, wie du bessere Entscheidungen triffst und wie du nervige Männer-Kommentare abschmetterst. Die Schauspielerin Nicola Tiggeler verrät außerdem, wie du dir Gehör verschaffst.