Familienfeiern: Mit diesen Kosten kannst du rechnen

Feste feiern, wie sie kommen: Hier findest du Tipps und eine Kostenaufstellung für die nächste (Familien-)Feier – Checkliste inklusive.

Inhalt

• Kosten pro Person
• Datum und Location
• Essen und Trinken
• Musik
• Einladungskarten und Fotos
• Deko & Blumen
• Zeitplan für alle Erledigungen

Du wirst mit deinem Partner oder deiner Partnerin zusammen 60, 80 oder 100 Jahre alt? Dein Kind hat Taufe, Konfirmation oder Firmung? Dann steht eine große Feier an. Jetzt fragst du dich bestimmt, welche Kosten an der Stelle auf dich zukommen. Was verlangt ein DJ pro Stunde? Wie viel musst du für Buffet und Getränke einkalkulieren?

Zwar macht eine Familienfeier Arbeit und kostet Geld, allerdings kannst du dafür alles selbst bestimmen. Wir werfen einen Blick auf die Budgetierung. So bist du bestens vorbereitet.

Tabelle: Wie viel kostet eine Feier pro Person?

Zwar macht eine Familienfeier Arbeit und kostet Geld, allerdings kannst du dafür alles selbst bestimmen. Wir werfen einen Blick auf die Budgetierung. So bist du bestens vorbereitet.

Kostenfaktor	Kosten pro Person in Euro	Gesamtkosten für 20 Personen in Euro
Datum festlegen und „Save the Date“ versenden	0 (per Mail)	0 (per Mail)
Location auswählen und schriftlich buchen	5 bis 25	100 bis 500 (hier kommt es stark auf deinen Wohnort und die Location an. In Städten ist es teurer als auf dem Land)
Bedienung suchen (wenn nicht vom Caterer besorgt)	2,50 bis 7,50	50 bis 150
Einladungskarten drucken + versenden	0,25 bis 6	5 bis 120 (mit eigenem Drucker ist es am günstigsten)
Kaffeetrinken am Vortag	7,50 bis 15	150 bis 300
Abendessen (á la carte)	20 bis 25	400 bis 500
Getränke (wenn nicht vom Caterer besorgt. Außerdem je nach Art des Getränks und der Dauer der Veranstaltung)	20 bis 40	400 bis 800
Profi-Fotograf	3,50 bis 12,50	70 bis 250 pro Stunde
Musik	0 bis 15	0 bis 300 pro Stunde
Blumen	2,50 bis 5	50 bis 100
Sonstiges (Deko, Servietten, Kerzen etc.)	2 bis 5	40 bis 100
Gesamt	60,75 bis 151	1.215 bis 3.020

Natürlich kannst du üppiger oder sparsamer feiern – oder alles ganz anders machen. Die Kosten deiner Party hängen auch davon ab, ob du bei dir zu Hause, in einem günstigen Clubhaus, in einer gutbürgerlichen Dorfgaststätte oder im schicken 4-Sterne-Restaurant feierst.

Sparen kannst du an diesen Stellen:

• Einladungskarten selbst drucken (oder Einladungen per Mail verschicken)
• Gäste bitten, etwas fürs Buffet mitzubringen
• auf Kaffeetrinken am Vortag verzichten
• selbst Fotos machen, statt einen Profi-Fotografen zu engagieren
• Spotify statt DJ nutzen
• Blumen und Deko reduzieren

Wenn du zu Hause feiern möchtest, solltest du gut überlegen, wie viel Geld du für Getränke einplanen musst. Hier ein Berechnungsbeispiel bei mäßigem Trinkverhalten (die Hälfte der Gäste trinkt auch Bier und Wein).

Kosten für Getränke pro Person

	Benötigte Menge pro Person	Kosten pro Person in Euro	Gesamtkosten für 20 Personen in Euro
7-stündige Feier	2 Flaschen Bier, eine halbe Falsche Wein, 1,5 Liter alkoholfreie Getränke	7 bis 10	140 bis 200
mit Sektempfang	dito, plus ein Glas Sekt	8 bis 10	160 bis 200

Die Kosten deiner Feier können natürlich stark schwanken. Der tatsächliche Rechnungsbetrag hängt davon ab, ob du eher günstige oder hochpreisige Getränke kaufst. Wir haben versucht, uns am Durchschnitt zu orientieren.

Datum und Location festlegen

Wenn das Datum nicht sowieso feststeht, legst du zunächst ein Datum fest, das zum Anlass und in deinen eigenen Terminkalender passt. Die Ehrengäste solltest du in die Terminfindung einbeziehen – beispielsweise die Taufpaten bei einer Taufe. So ist sichergestellt, dass sie Zeit haben. Mach dich frei von dem Gedanken, dass alle kommen müssen. Man bekommt selten alle unter einen Hut.

In der heutigen Zeit sind die Terminkalender voll und Urlaube fast ein ganzes Jahr im Voraus geplant. Es ist also nicht verkehrt, wenn du mindestens sechs Monate vor dem Event ein „Save the Date“ rausschickst. Das Event und das Datum anzukündigen, genügt, wenn du mit deiner restlichen Planung noch nicht so weit bist. Dann wissen die Gäste zumindest schon den Termin.

Je nach Event kannst du in der Terminankündigung auch eine Person benennen, die eventuelle Showeinlagen (zum Beispiel Reden, Foto-Shows und Sketche ) koordiniert. So können die Gäste überlegen, ob sie etwas vorbereiten möchten. Am besten gibst du die Handynummer oder E-Mail-Adresse der zuständigen Person an. Die kann dann die Aufgaben verteilen, den Zeitplan erstellen und ist vor Ort AnsprechpartnerIn, wenn Technik oder Utensilien benötigt werden.

Anschließend – also gut vier bis sechs Monate vor der Feier – suchst du die Location aus: Vielleicht steht dir ein Clubgebäude, ein Ferienhaus oder die Garage bei dir daheim zur Verfügung, oder du buchst einen Raum in einem Gasthaus. Wenn du einen separaten Raum anmietest, musst du dir Gedanken um das Catering machen. Buchungen solltest du übrigens immer schriftlich festhalten. Dann gibt es später auch keine bösen Überraschungen beim Preis.

Essen und Trinken

Manche Vereine stellen Vereinsgebäude kostenlos zur Verfügung – wenn über den Verein die Getränke konsumiert werden. Bei Restaurants kann es sinnvoll sein, mit den BetreiberInnen eine kleine Karte abzustimmen und die Gäste auf deren Basis bestellen zu lassen. So bekommen alle genau das Essen, das er oder sie auswählt.

Alternativ ist ein Buffet eine gute Sache. Rechne hier mit 25 Euro bis 60 Euro pro Person, je nachdem, wie aufwendig das Essen sein soll. Wenn du nicht so viel Geld ausgeben möchtest, kannst du die Gäste auch bitten, etwas mitzubringen. Das sorgt für Abwechslung und Vielfalt.

Beachte: Ohne Bedienung geht es meistens nicht. Als GastgeberIn hast du ohnehin alle Hände voll zu tun – und willst dich ja auch mit den Gästen unterhalten. Vielleicht gibt es einen befreundeten Teenager aus der Nachbarschaft, der oder die während des Festes Getränke ausschenken möchte. Gerade für Jugendliche sind private Feste oft eine gute Gelegenheit, um sich etwas Taschengeld dazuzuverdienen.

An Musik denken

Je nachdem, um welche Art Fest es sich handelt, musst du dir Gedanken um Musik machen. Wenn es ein Abendevent ist, wird vielleicht sogar getanzt. Das lockert eine Veranstaltung auf, die Bewegung tut nach dem meist üppigen Essen gut und die Sitzordnung wird auf angenehme Weise durcheinandergerüttelt. Du kannst entweder selbst eine Playlist zusammenstellen oder einen DJ organisieren. Letzteres macht die Sache deutlich teurer.

Einladungskarten und Fotos

Drei bis vier Monate vor dem Event ist es an der Zeit, die Einladungskarten zu drucken. Das kannst du selbst zu Hause machen oder bei einer Druckerei in Auftrag geben. Wenn die Gäste von außerhalb anreisen, ist es nett, wenn du eine kleine Liste mit Hotels und Pensionen in der Nähe zusammenstellst.

Schön sind Fotos auf der Einladungskarte. Anstatt sie auf dem hauseigenen Drucker auszudrucken, macht es viel mehr her, wenn du ein Bild auswählst, es auf Fotopapier drucken lässt und auf die Einladung klebst. Das alles geht natürlich auch ganz einfach per Mail – und kostet nichts. Während sich ältere Gäste über eine persönliche Karte freuen, sind jüngeren möglicherweise einfache Maileinladungen lieber.

Apropos Fotos: Wir alle besitzen Handys und irgendwer in der Familie sicher eine Profi-Kamera. Neben den vielen Schnappschüssen, die man macht, ist es auch toll, richtig gute Fotos anzufertigen. So jung kommt man schließlich nicht mehr zusammen.

Es ist praktisch für dich, wenn du auf die Einladungskarte gleich schreibst, bis wann die Gäste Rückmeldung geben sollen. Das hilft dir bei der Planung. Lege anschließend eine kleine Liste mit den Zu- und Absagen an, damit du den Überblick nicht verlierst. Auch der Caterer möchte zum Schluss noch einmal genau wissen, wie viele Gäste du erwartest – und um wie viele Kinder und Erwachsene es sich handelt.

Zum Schluss: Deko & Blumen

Kurz vor dem Event solltest du noch einmal mit allen wichtigen Beteiligten und Gästen sprechen, damit kein Termin untergeht. Du willst schließlich böse Überraschungen vermeiden. Oft genug liest man von Horrorgeschichten, in denen Fotografen beispielsweise Hochzeitstermine verbummelt haben. Sei für alles gewappnet.

Kurz vorher ist auch noch genügend Zeit, sich um Blumenschmuck und sonstige Deko, Kerzen, die Musikanlage und andere Kleinigkeiten zu kümmern.

Tabelle: Zeitplan für alle Erledigungen

Was?	Wann organisieren
Datum festlegen und „Save the Date“ versenden	Mindestens 6 Monate vor dem Event
Jemanden benennen, der sich um Show-Einlagen kümmert	Mindestens 6 Monate vor dem Event
Location aussuchen und schriftlich buchen	4 bis 6 Monate vorher (bei Hochzeiten noch mehr Vorlaufszeit einplanen)
Bedienung suchen (wenn nicht vom Caterer besorgt)	3 bis 4 Monate vorher
Einladungskarten drucken und versenden	3 bis 4 Monate vorher
Kaffeetrinken am Vortag	3 bis 4 Monate vorher
Abendessen (à la carte)	3 bis 4 Monate vorher
Getränke kaufen (wenn nicht vom Caterer besorgt)	1 Monat vorher
Profi-Fotograf	4 bis 6 Monate vorher
Musik	4 bis 6 Monate vorher
Blumen	1 bis 2 Wochen vorher bestellen, am Tag des Events abholen
Sonstiges (Deko, Servietten, Kerzen)	1 bis 2 Wochen vorher
Kurzer Check mit allen wichtigen HelferInnen und LieferantInnen	1 bis 2 Wochen vorher

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herMoney Tipp

Wenn alles gut geplant ist, wirst du als GastgeberIn das Fest genießen können. Manche finden es angenehm, möglichst viel zu delegieren und klare Zuständigkeiten zu schaffen. So bleibt genug Gelegenheit, sich mit den Gästen zu unterhalten.

Disclaimer: Alle Angaben sind ohne Gewähr. Trotz sorgfältiger Recherche kann herMoney keine Haftung für die Vollständigkeit und Richtigkeit übernehmen. Der Artikel dient lediglich der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar.

Dieser Artikel wurde ursprünglich von Anke Dembowski verfasst und zuletzt am 23.04.2025 von Katrin Gröh aktualisiert.