Familienfeiern: Mit diesen Kosten kannst du rechnen

Feste feiern, wie sie kommen: Hier findest du Tipps und eine Kostenvorstellung für deine nächste (Familien-)Feier – Checkliste inklusive.

Inhalt

• Kosten pro Person
  • Getränke
• Datum und Location
• Essen und Trinken
• Musik
• Einladungskarten und Fotos
• Deko & Blumen
  • Checkliste: Wann musst du was erledigen?

Du wirst mit deinem Partner oder deiner Partnerin zusammen 60, 80 oder 100? Dein Kind hat Taufe, Konfirmation oder Firmung? Dann steht eine große Feier an. Jetzt fragst du dich bestimmt, welche Kosten an der Stelle auf dich zukommen. Was verlangt ein DJ pro Stunde? Wie viel musst du für Buffet und Getränke einkalkulieren?

Zwar macht eine Familienfeier Arbeit und kostet Geld, allerdings kannst du dafür alles selbst bestimmen.

Wie viel kostet eine Feier pro Person?

Posten	Kosten pro Person in Euro	Gesamtkosten für 20 Personen in Euro
Datum festlegen und „Save the Date“ versenden	0 (per Mail)	0 (per Mail)
Location auswählen und schriftlich buchen	5 bis 25	100 bis 500
Bedienung suchen (wenn nicht vom Caterer besorgt)	2,50 bis 4	50 bis 80
Einladungskarten drucken + versenden	2,50 bis 3,50	50 bis 70
Kaffeetrinken am Vortag	7,50 bis 15	150 bis 300
Abendessen (á la carte)	15bis 25	300 bis 500
Getränke (wenn nicht vom Caterer besorgt)	2,50 bis 7,50	50 bis 150
Profi-Fotograf	12,50 bis 15	250 bis 300
Musik	0 bis 15	0 bis 300
Blumen	2,50 bis 5	50 bis 100
Sonstiges (Deko, Servietten, Kerzen etc.)	1 bis 2	20 bis 40
Gesamt	51 bis 117	1.020 bis 2.340

Natürlich kannst du üppiger oder sparsamer feiern oder alles ganz anders machen. Außerdem hängen die Kosten deiner Party auch davon ab, ob du bei dir zu Hause, in einem günstigen Clubhaus, in einer gutbürgerlichen Dorfgaststätte oder im schicken 4-Sterne-Restaurant feierst.

Sparen kannst du zum Beispiel so:

• Einladungskarten selbst drucken (oder Einladungen per Mail verschicken)
• Gäste bitten, etwas fürs Buffet mitzubringen
• auf Kaffeetrinken am Vortag verzichten
• selbst Fotos machen, statt einen Profi-Fotografen zu engagieren
• Spotify statt DJ nutzen
• Blumen und Deko reduzieren

Wenn du zu Hause feiern möchtest, musst du überlegen, wie viel Geld du für Getränke einplanen solltest. Hier ein Berechnungsbeispiel bei mäßigem Trinkverhalten (die Hälfte der Gäste trinkt auch Bier und Wein).

Feier: Getränke-Kosten pro Person

	Benötigte Menge pro Person	Kosten pro Person in Euro	Gesamtkosten für 20 Personen in Euro
7-stündige Feier	2 Flaschen Bier, eine halbe Falsche Wein, 1,5 Liter alkoholfreie Getränke	ca. 7	ca. 140
mit Sektempfang	dito, plus ein Glas Sekt	ca. 8	ca. 160

Die Kosten deiner Feier können natürlich stark schwanken. Denn der tatsächliche Rechnungsbetrag hängt davon ab, ob du eher günstige oder hochpreisige Getränke kaufst.

Datum und Location festlegen

Wenn das Datum nicht sowieso feststeht (wie zum Beispiel bei einer Konfirmation oder einem runden Geburtstag), legst du zunächst ein Datum fest, das zum Anlass und in deinen eigenen Terminkalender passt. Die Ehrengäste solltest du in die Terminfindung einbeziehen – beispielsweise die Taufpaten bei einer Taufe. So ist sichergestellt, dass sie Zeit haben. Mach dich frei von dem Gedanken, dass alle kommen müssen; man bekommt selten alle unter einen Hut.

In der heutigen Zeit sind die Terminkalender voll und Urlaube fast ein ganzes Jahr im Voraus geplant. Es ist also nicht verkehrt, wenn du mindestens sechs Monate vor dem Event ein „Save the Date“ rausschickst. Das Event und das Datum anzukündigen, genügt, wenn du mit deiner restlichen Planung noch nicht so weit bist. Dann wissen die Gäste zumindest schon mal den Termin.

Je nach Event kannst du in der Terminankündigung auch eine Person benennen, die eventuelle Showeinlagen (Reden, Foto-Shows, Sketche etc.) koordiniert. So können die Gäste überlegen, ob sie etwas vorbereiten möchten. Am besten gibst du die Handynummer oder E-Mail-Adresse der zuständigen Person an. Die kann dann die Aufgaben verteilen, den Zeitplan erstellen und ist vor Ort AnsprechpartnerIn, wenn Technik oder Utensilien benötigt werden.

Anschließend – also gut vier bis sechs Monate vor der Feier – suchst du die Location aus: Vielleicht steht dir ein Clubgebäude, ein Ferienhaus oder die Garage bei dir daheim zur Verfügung, oder du buchst einen Raum in einem Gasthaus. Wenn du einen separaten Raum anmietest, musst du dir Gedanken um das Catering machen. Buchungen solltest du übrigens immer schriftlich festhalten. Dann gibt es später auch keine bösen Überraschungen beim Preis.

Essen und Trinken

Bei der Konfirmation unseres Sohnes konnten wir den Clubraum unseres Segelclubs kostenlos nutzen – wenn wir über den Verein die Getränke konsumieren würden. Direkt nebendran ist ein Restaurant. Ich habe gute Erfahrungen damit gemacht, mit dem Restaurant eine „kleine Karte“ abzustimmen und die Gäste dann à la carte bestellen zu lassen. So bekommt jeder genau das Essen, das er auswählt.

Alternativ ist ein Buffet natürlich ebenfalls eine gute Sache. Rechne hier mit 25 bis 50 Euro pro Person, je nachdem, wie aufwendig das Essen sein soll. Wenn du nicht so viel Geld ausgeben möchtest, kannst du die Gäste auch bitten, dass jeder etwas mitbringt – das sorgt für Abwechslung und Vielfalt.

Beachte: Ohne Bedienung geht es natürlich meistens nicht. Als Gastgeberin hast du ohnehin alle Hände voll zu tun, und du willst dich ja auch mit den Gästen unterhalten. In unserem Fall haben wir einen befreundeten Teenager aus der Nachbarschaft gebeten, während des Festes Getränke auszuschenken. Gerade für Jugendliche sind private Feste oft eine gute Gelegenheit, sich etwas Taschengeld dazuzuverdienen.

An Musik denken!

Je nachdem, um welche Art Fest es sich handelt, wirst du dir Gedanken um Musik machen müssen. Wenn es ein Abendevent ist, wird am Ende vielleicht sogar getanzt. Das lockert ein Fest auf, die Bewegung tut nach dem meist üppigen Essen gut, und die Sitzordnung wird auf angenehme Weise durcheinandergerüttelt.

Du kannst entweder selbst eine Playlist zusammenstellen oder einen DJ organisieren. Letzteres macht die Sache deutlich teurer.

Einladungskarten und Fotos

Drei bis vier Monate vor dem Event ist es an der Zeit, die Einladungskarten zu drucken. Das kannst du selbst zu Hause machen oder bei einer Druckerei in Auftrag geben. Wenn die Gäste von außerhalb anreisen, ist es nett, wenn du eine kleine Liste mit Hotels und Pensionen in der Nähe zusammenstellst.

Schön sind übrigens Fotos auf der Einladungskarte. Anstatt sie auf dem hauseigenen Drucker auszudrucken, macht es viel mehr her, wenn du ein schönes Foto auswählst, es auf Fotopapier drucken lässt und auf die Einladung klebst.

Das alles geht natürlich auch ganz einfach per Mail – und kostet nichts. Während sich ältere Gäste sicher über eine persönliche Karte freuen, sind jüngeren möglicherweise einfache Maileinladungen lieber. Wer was bevorzugt, weißt jedoch du sicher am besten.

Apropos Fotos: Natürlich haben wir alle Handys und irgendwer in der Familie besitzt sicher eine Profi-Kamera. Es ist einfach toll, neben den vielen Schnappschüssen, die man macht, auch richtig gute Fotos anzufertigen. So jung kommt man schließlich nicht mehr zusammen. Für die Konfirmation unseres Sohnes haben wir daher einen Profi-Fotografen engagiert.

Es ist praktisch für dich, wenn du auf die Einladungskarte gleich schreibst, bis wann die Gäste zu- oder absagen sollen – dann kannst du besser planen. Lege dir anschließend eine kleine Liste mit den Zu- und Absagen an, damit du den Überblick nicht verlierst. Auch der Caterer möchte zum Schluss noch einmal genau wissen, wie viele Gäste du erwartest – und um wie viele Kinder und Erwachsene es sich handelt.

Zum Schluss: Deko & Blumen

Kurz vor dem Event solltest du noch einmal mit allen wichtigen Stellen und Personen sprechen, damit kein Termin untergeht. Du willst ja keine böse Überraschung erleben.

Ich erinnere mich noch, wie bei meiner eigenen Hochzeit der Fotograf den Termin verbummelt hatte – er kam einfach nicht! Zum Glück haben die Gäste viele schöne Fotos gemacht.

Kurz vorher ist auch noch genügend Zeit, sich um Blumenschmuck und sonstige Deko, Kerzen, die Musikanlage und andere Kleinigkeiten zu kümmern.

Wann musst du was erledigen?

Was?	Wann organisieren
Datum festlegen und „Save the Date“ versenden	Mindestens 6 Monate vor dem Event
Jemanden benennen, der sich um Einlagen (Reden, Spiele etc.) kümmert	Mindestens 6 Monate vor dem Event
Location aussuchen und schriftlich buchen	4 bis 6 Monate vorher
Bedienung suchen (wenn nicht vom Caterer besorgt)	3 bis 4 Monate vorher
Einladungskarten drucken und versenden	3 bis 4 Monate vorher
Kaffeetrinken am Vortag	3 bis 4 Monate vorher
Abendessen (à la carte)	3 bis 4 Monate vorher
Getränke kaufen (wenn nicht vom Caterer besorgt)	1 Monat vorher
Profi-Fotograf	3 bis 4 Monate vorher
Musik	3 bis 4 Monate vorher
Blumen	1 bis 2 Wochen vorher bestellen, am selben Tag abholen
Sonstiges (Deko, Servietten, Kerzen etc.)	1 bis 2 Wochen vorher
Kurzer Check mit allen wichtigen HelferInnen und LieferantInnen, ob alles klar ist	1 bis 2 Wochen vorher

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herMoney Tipp

Wenn alles gut geplant ist, wirst du als Gastgeberin das Fest genießen können. Ich fand es angenehm, möglichst viel zu delegieren und klare Zuständigkeiten zu schaffen. So hatte auch ich Gelegenheit, mich mit den Gästen zu unterhalten.

Disclaimer: Alle Angaben sind ohne Gewähr. Trotz sorgfältiger Recherche kann herMoney keine Haftung für die Vollständigkeit und Richtigkeit übernehmen. Der Artikel dient lediglich der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar.

Dieser Artikel wurde ursprünglich von Anke Dembowski am 23.10.2018 verfasst und zuletzt am 01.02.2024 von Katrin Gröh aktualisiert.