Einzelunternehmen gründen: So meldest du deine Firma an

2021 wurden 583.100 Firmen gegründet, die meisten davon Einzelunternehmen. Wenn du auch gründen willst, gibt es einiges zu beachten.

5 Schritte, um dein Einzelunternehmen zu gründen

1. Schritt: Prüfen, ob du zu den Einzelunternehmern zählst
2. Schritt: Prüfen, ob du nebenberuflich selbstständig sein möchtest
3. Schritt: Rechtsform wählen und Haftung beschränken
4. Schritt: Einzelunternehmen richtig anmelden
5. Schritt: Kosten im Blick behalten

Checkliste

Vor der Gründung steht die Vorbereitung. Um schwerwiegende Fehler beim Anmelden des Einzelunternehmens zu vermeiden, sollte man die Merkmale, Voraussetzungen und Hintergründe kennen. Was bedeutet „Einzelfirma“ also genau? Wir fassen das Wichtigste für dich zusammen.

Was ist ein Einzelunternehmen? Definition und Vorteile

Sind keine Partner im Boot, gründest du in der Regel eine Einzelunternehmung. Wie der Begriff schon vermuten lässt, steht hinter der Firma eine Einzelperson.

Die gute Botschaft für diese Unternehmensform: Einzelunternehmen fallen nicht unter das seit diesem Jahr geltenden Transparenzgesetz. Das bedeutet: Es sind weniger Formulare auszufüllen.

Gewerbe oder freier Beruf? Einzelfirma richtig gründen

Neben einem rentablen Geschäftsmodell ist das Format des Unternehmens ein entscheidendes Kriterium. Es entscheidet darüber, ob deine Firma Gewerbesteuer- oder genehmigungspflichtig ist und ob du Mitglied einer Kammer werden musst.

Grundsätzlich gibt es drei Gruppen von Einzelunternehmern:

• Kleingewerbetreibende
• Kaufleute
• Freiberufler

Einzelunternehmer & Kleingewerbe

Nach § 1 Abs. 2 des Handelsgesetzbuches (HGB) bist du Kleingewerbetreibende, wenn deine Einnahmen im vorangegangenen beziehungsweise ersten Geschäftsjahr 22.000 Euro nicht überschreiten und im aktuellen nicht höher als 50.000 Euro sind. Praktisch: Dein Kleingewerbe erfordert keinen kaufmännischen Geschäftsbetrieb, also keine doppelte Buchhaltung. Das macht es einfacher, denn du musst nur eine Einnahmen-Ausgabenrechnung machen. Außerdem musst du keine Umsatzsteuer berechnen und melden. Da freut sich der Kunde, denn das drückt seinen Endpreis.

Das bedeutet allerdings: Ein Vorsteuerabzug ist nicht möglich. Das kann unter Umständen nachteilig sein, wenn du hohe Investitionen in der Gründungsphase getätigt hast und die Vorsteuer nicht gegenrechnen kannst. Ob Umsatzsteuer oder nicht, klar ist, die jährliche Einkommensteuererklärung ist auf jeden Fall zu erledigen. Zudem ist das Unternehmen beim Gewerbeamt anzumelden. Zumindest, wenn du zu den Kaufleuten und nicht zu den Freiberuflern gehörst.

Kaufleute

Die Kaufleute sind zum Eintrag ins Handelsregister und zur Gewerbeanmeldung verpflichtet. „Darüber hinaus ist die Mitgliedschaft in der Industrie- und Handelskammer (IHK) oder in der Handwerkskammer (HWK) vorgeschrieben. Welche Kammer zuständig ist, richtet sich nach der Art des Gewerbes“, heißt es bei der IHK München und Oberbayern. Zusätzlich sind die Kaufleute zur doppelten Buchhaltung verpflichtet.

Zu den Kaufleuten gehörst du zum Beispiel, wenn deine Firma im Import oder Export oder im Einzelhandel tätig sein soll. Tatsächlich sind alle Selbstständigen Gewerbetreibende, die nicht zu den Freiberuflern gehören.

Freiberufler

Die dritte Gruppe sind die freien Berufe, die übrigens auch Kleinunternehmer sein können. Welche das sind, hat der Staat im Einkommensteuergesetz unter §18 definiert. Dazu zählen beispielsweise Ärzte, Architekten, Künstler oder Journalisten. Diese Berufsgruppen müssen kein Gewerbe anmelden und somit keine Gewerbesteuer entrichten. Ob du unter die Freiberufler fällst, bestimmt am Ende das Finanzamt. Einen ersten Eindruck, welche Berufe darunterfallen, erhältst du hier.

Tipp: Eines haben alle Formate gemeinsam. Egal welche Form des Einzelunternehmens du anstrebst, du musst bei der Gründung kein Startkapital nachweisen.

Bestimmte Geschäftszwecke sind erlaubnispflichtig. Welche das sind, erfährst du bei der regionalen IHK. Darunter fallen unter anderem Kreditvermittler, Personenschützer und -beförderer. Diese Berufsgruppen benötigen eine Sachkundeprüfung, eine Belehrung (so heißt das tatsächlich) oder eine Genehmigung der Kammer.

Für Land- und forstwirtschaftliche Einzelunternehmen gelten Sonderregeln.

Was es nicht alles gibt − Einzelunternehmen im Überblick

 

Art	Beispiel	Merkmale/Voraussetzungen
Kaufleute	Import/Export Einzelhandel	Eintrag ins Handelsregister Gewerbeanmeldungspflichtig Doppelte Buchführung (Auflistung aller Geschäftsvorgänge plus Schlussbilanz) Kammerpflichtig
Kleingewerbe	Reinigungsservice Buchhaltung Büroarbeiten	Unterliegt den BGB-Regeln weniger als 22.000 Euro im Gründungsjahr und unter 50.000 Euro im nächsten Jahr Vereinfachte Buchhaltung (Ein-/Ausgabenrechnung) Evtl. nicht umsatzsteuerpflichtig Evtl. gewerbesteuerpflichtig Est.-pflichtig
Freiberufler	Journalisten Architekten Mediziner Künstler	Nicht gewerbesteuerpflichtig Vereinfachte Buchhaltung (Ein-/Ausgabenrechnung) ESt-pflichtig
Genehmigungspflichtiges Gewerbe	Gaststätten bei Alkoholausschank, Personenschützer, Kreditvermittler, Personenbeförderer	Genehmigung der entsprechenden Kammer erforderlich Sachkundeprüfung Belehrung
UG oder 1-Euro-GmbH	Ein-Personen-Gesellschaft Zwei-Personen-Gesellschaft	haftungsbeschränkt Eintrag ins Handelsregister gewerbesteuerpflichtig Kapitalertragssteuer Umsatzsteuer Körperschaftssteuer (zzgl. Solidaritätszuschlag).

• Einzelunternehmen als Nebenerwerb

Wenn du nicht voll ins Risiko gehen willst, kannst du zunächst nebenberuflich ein Einzelunternehmen aufbauen. Das mindert die Gefahr einer finanziellen Bauchlandung und das Risiko, nach Auflösung deiner Selbstständigkeit ohne Job dazusitzen. Denn das ist nicht ausgeschlossen. Vielleicht möchtest du auch nur nebenbei mit deinem Hobby Geld verdienen?

In den ersten drei Geschäftsjahren stellen rund 30 Prozent der Existenzgründer nach Angaben der Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW) die Geschäfte wieder ein – meistens aus persönlichen Gründen (siehe Grafik). Zudem solltest du dich fragen, ob deine potenziellen Kunden einen nebenberuflichen Lieferanten oder Dienstleister akzeptieren. Das sollte dich aber nicht entmutigen, deinen Traum zu leben.

 

Startest du in deiner Freizeit dein Einzelunternehmen, hat das Vorteile. Du verfügst weiterhin über ein festes Einkommen und bist über deinen Arbeitgeber krankenversichert. Die Sozialversicherungsregeln laufen so lange weiter, bis du als Selbstständiger mehr verdienst als bislang als Angestellter.

Eine weitere Voraussetzung: Du darfst nicht mehr als 18 Stunden wöchentlich in deiner Firma arbeiten. Doch du solltest dir darüber im Klaren sein, dass Freizeit und Energie verdammt knapp werden. In Pandemiezeiten hat das aber so einige gerettet.

Vor allem die Frauen hatten zu kämpfen. Ihre Unternehmen mussten in der Coronakrise öfter und mehr Umsatzverluste als bei den männlichen Selbstständigen hinnehmen. Und in der Folge litten die Unternehmerinnen an Existenzangst und Einschränkungen des Lebensstandards, konstatiert die Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW).

Aber die weiblichen Selbstständigen stellten sich schnell auf die neuen Bedingungen ein: „So haben Gründerinnen 2020 häufiger als Gründer Geschäftsmodellanpassungen vorgenommen“, heißt es im aktuellen KfW-Gründungsmonitor 2021, um trotz Krise nicht in eine Schieflage zu kommen.

Dich interessieren Frauen in der Selbstständigkeit? Mehr über Mompreneurs erfährst du hier.

Welche Rechtsform die beste für dein Einzelunternehmen ist

Die Rechtsform deines Einzelunternehmens will gut überlegt sein. Die kleinen Buchstaben am Ende des Firmennamens bestimmen über die Finanzierungsmöglichkeiten und Arbeitnehmermitbestimmung. Dazu kommt: Betreibst du ein Einzelunternehmen, haftest du mit deinem privaten Vermögen.

Willst du das vermeiden, gibt es die Möglichkeit der UG (Unternehmensgesellschaft), die das ausschließt. Diese Rechtsform hat den Vorteil, dass sie schon ab einem Euro Eigenkapital die Haftung beschränkt, ähnlich wie bei der GmbH – aber im kleineren Rahmen. Bei einer UG kann man einen Partner ins Boot holen.

Doch eines musst du bedenken: 25 Prozent des Gewinns müssen in eine Kapitalrücklage umgewandelt werden. Erreichst du die Summe von 25.000 Euro, muss das Unternehmen in eine GmbH umgewandelt werden. Dann heißt es ab zum Notar, der das veranlasst. Als UG unterliegt dein Unternehmen auch der Körperschaftssteuer.

Tipp: Wenn du zu einer UG tendierst, musst du den Zusatz „haftungsbeschränkt“ in den geschäftlichen Kommunikationstools dokumentieren. Das bedeutet: Das Briefpapier, Rechnungen, E-Mail und Impressen der Webseiten müssen damit gekennzeichnet sein.

Bei Freiberuflern muss geprüft werden, ob das Berufsrecht diese Rechtsform ermöglicht. Zu beachten ist auch: Mit der UG-Anmeldung verliert der Freiberufler die Gewerbesteuerfreiheit und ist ab dann zur aufwendigen, also doppelten Buchführung verpflichtet.

Wie du dein Einzelunternehmen anmeldest

Was brauche ich, um als Gewerbetreibender ein Einzelunternehmen zu gründen?

Willst du mit deinem Einzelunternehmen starten, ist als Erstes ein Gewerbeschein zu beantragen. Dafür benötigst du ein gültiges Ausweisdokument sowie eine Meldebescheinigung. Hast du selbst keine Zeit, kann man das delegieren. Dazu braucht die Person eine Vollmacht und eine Fotokopie deines Personalausweises oder Reisepasses. Gewisse genehmigungspflichtige Gewerbezweige müssen zusätzlich ein polizeiliches Führungszeugnis vorweisen.

Natürlich gehört das Ausfüllen eines Formulars dazu. Schließlich handelt es sich ja um eine Behörde. Das kannst du beim Gewerbeamt deiner Stadt herunterladen. Ist die Anmeldung erledigt, reicht die Behörde die Informationen an das Finanzamt und an die Kammern weiter. Kaufleute sind ab dem Moment laut Handelsgesetz verpflichtet, eine ordentliche Bilanz zu erstellen.

Übrigens: Auch wenn du nur nebenberuflich mit deinem Kleingewerbe Geld verdienen willst, musst du es anmelden.

So gehen Freiberufler vor

Wer als Freiberufler in die Selbstständigkeit einsteigen will, muss kein Gewerbe anmelden, sondern sich lediglich beim Finanzamt melden. Und da es sich hier ebenfalls um eine Behörde handelt, musst du natürlich auch ein Formular ausfüllen. Nach deinen Angaben wirst du entsprechend steuerlich erfasst. Das Formular, das freiberufliche Einzelunternehmer bei der Gründung brauchen, gibt es hier online.

Das Finanzamt teilt dir dann eine Steuernummer zu. Dazu solltest du gleich eine Umsatzsteuer-ID beantragen, falls du für ausländische Kunden aktiv werden möchtest.

Extra-Tipp: Unerfahrene sollten hier nicht am falschen Ende sparen und sich von einem Steuerberater helfen lassen. Eine Korrektur ist sehr, sehr umständlich.

Ebenso wichtig ist, dass du bei der Berufsgenossenschaft (BG) deiner Branche innerhalb von einer Woche die Gründung anzeigen musst. Für Freiberufler wie etwa Architekten, Anwälte oder Schriftsteller ist die Verwaltungsberufsgenossenschaft zuständig. Hier sind alle Berufsgenossenschaften aller Branchen aufgelistet. Die Genossenschaft prüft dann, ob du einen Beitrag zahlen musst. Der Vorteil: Du kannst dich und deine mitarbeitenden Familienmitglieder gegen Berufsunfälle über die BG absichern.

Möchtest du Personal einstellen, benötigst du zusätzlich eine Betriebsnummer, die bei der Bundesagentur für Arbeit zu beantragen ist. Wie der Prozess läuft, kannst Du unter hier nachlesen.

Welche Kosten bei der Gründung eines Einzelunternehmens anfallen

Natürlich ist eine Gründung nicht ohne Gebühren machbar. Die gute Botschaft: Man kann Gründungskosten steuerlich absetzen. Dazu muss ein Notar den Eintrag beglaubigen. Er kann auch den kompletten Prozess übernehmen. Das verdoppelt aber seine Gebühren. Hinzu kommen noch Kosten für Porto, Kopien und Co. Alles in allem kommt man bei einem Erstantrag für ein Einzelunternehmen auf einen Betrag zwischen 150 und 170 Euro, wenn der Notar nur die Beglaubigung vornimmt. Bei Freiberuflern fallen diese Kosten und Notargebühren weg.

Die Gebühren für die Gewerbeanmeldung sind von den Gemeinden des Unternehmensstandortes abhängig und damit unterschiedlich. Sie betragen zwischen 10 und 65 Euro. Verlangt das Gewerbeamt zusätzliche Unterlagen wie ein polizeiliches Führungszeugnis oder einen Handelsregisterauszug, ist das mit weiteren Kosten verbunden. Sie liegen im Bereich von 20 Euro. Der Vollständigkeit halber sei erwähnt, dass bei Vorlage einer Handwerks- oder Gewerbekarte zwischen 80 und 250 Euro anfallen können. Details dazu erfährst du hier. Bei der Handwerkskammer kann du dich vor der Existenzgründung kostenlos beraten lassen.

Was kostet es, ein Einzelunternehmen als UG zu gründen?

Bei einer UG als Einzelunternehmen kann man mit etwa 500 Euro rechnen. Neben den Aufwendungen für den Handelsregistereintrag kommt hier die Gewerbeanmeldung dazu.

• Nun hast du einiges abzuwägen. Darum hier noch einmal in aller Kürze die wichtigsten Fragen.
• Welches Format trifft auf dein Einzelunternehmen zu?
• Könntest du mit deiner Firma erstmal neben deiner Festanstellung starten?
• Welche Rechtsform kommt für dich infrage?
• Ist dein Einzelunternehmen genehmigungspflichtig? Zählt es zum Handwerk, Land- oder Forstwirtschaft?
• Kommt eine UG für dein Einzelunternehmen in Betracht?

Hast du das für dich beantwortet, steht einer erfolgreichen Gründung nichts mehr im Wege.

Einzelunternehmen gründen: Alles im Blick mit der herMoney Checkliste

• Für Kaufleute: Anmeldung Handelsregister
• Für Kleingewerbetreibende und Kaufleute: Anmeldung Gewerbeamt
• für Freiberufler: beim Finanzamt melden
• Für alle Gewerbe: Anmeldung bei der Berufsgenossenschaft deiner Branche
• Im Falle von Personal: eine Betriebsnummer bei Arbeitsamt beantragen
• Für Handwerker: Handwerkerkerkarte beantragen
• Sicherheitsdienste, Kreditvermittler, Taxiunternehmen etc: Bei genehmigungspflichtigen Gewerben alle Genehmigungen einholen

herMoney-Tipp

Sind die Formalitäten erledigt, kann es losgehen und du kannst hoffentlich schnell deine ersten Aufträge abrechnen. Aber lass dich nicht dazu verleiten, die Endsumme als 1:1-Einnahme zu sehen. Gerade im ersten Jahr vergessen Einzelunternehmer gerne, dass das Finanzamt im Jahr darauf die Steuern kassieren will. Hast du den geforderten Betrag dann nicht mehr auf dem Konto, musst du eine Stundung beantragen. Dafür kassiert das Finanzamt aber saftige Zinsen.