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Diese Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen sollte jeder kennen (inkl. Tabelle & PDF)

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Katrin Gröh

25. April 2024

Im Bürokratieland Deutschland ist die Aufbewahrung von privaten Dokumenten zeitlich geregelt. Welche Fristen gelten, erfährst du hier.

Inhalt

Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen: Das Wichtigste in Kürze

Die Aufbewahrungsfristen privater Dokumente können stark variieren. Manches kannst du direkt entsorgen, anderes solltest du dein gesamtes Leben lang aufbewahren.

Zu den lebenslang wichtigen Unterlagen gehören beispielsweise Ausweisdokumente, Geburtsurkunden oder Heiratsurkunden sowie Nachweise über Wohneigentum.

Beim Entsorgen solltest du auf deine persönlichen Daten achten. Am besten schredderst du die Unterlagen im Aktenvernichter.

Wer kennt sie nicht, die stapelweise mit Papier gefüllten Schränke oder Kartons. Im Bürokratieland Deutschland hat so gut wie jede Frau mindestens einen (meist mehrere) Sammelplätzchen mit diversen Unterlagen, Rechnungen, Bescheiden und Nachweisen. Der erste Papierkram kommt schon im Kindesalter zusammen und wird mit dem Erwachsensein in der Regel nur mehr statt weniger.

Das ist irgendwann ziemlich lästig – vor allem, wenn man oft umzieht und jedes Mal den ganzen Kram mit sich herumschleppen muss, obwohl man längst den Überblick verloren hat.

Daher solltest du, um Wichtiges von Unwichtigem zu trennen, regelmäßig private Unterlagen ausmisten. Doch wie lange muss man Unterlagen aufheben (privat)? Und wie entsorgt man Unterlagen richtig? Das erfährst du im nachfolgenden Artikel.

Gibt es eine private Aufbewahrungspflicht?

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten gibt es eigentlich nur für UnternehmerInnen. Als Privatperson bekommst du meist „nur“ Empfehlungen, an die du dich jedoch halten solltest. Schließlich sind die Fristen dazu da, um dich vor möglichem Ärger zu schützen und dafür zu sorgen, dass du relevante Unterlagen bei Bedarf jederzeit vorzeigen kannst.

Wie lange muss ich als Privatperson Unterlagen aufbewahren?

Diese Fristen sind für dich als Privatperson relevant:

Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen (Tabelle)

Unterlagen Zeitraum
Gehaltsabrechnungen 3 Monate bis 1 Jahr
Rechnungen und Kassenbelege für Waren mit gegebenenfalls Umtausch- oder Reklamationsbedarf 2 Jahre
Kontoauszüge und Überweisungen, gekündigte Mietverträge (und dazugehörige Unterlagen wie Nebenkostenabrechnungen, Übergabeprotokolle oder Kautionen), gekündigte Versicherungspolicen und Abonnements, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen 3 Jahre
Verpflichtend: Finanzamtsbelege wie beispielsweise Einnahmen aus Kapitalvermögen oder Vermietung, wenn du mehr als 500.000 Euro brutto pro Jahr verdienst 6 Jahre
Steuerbescheide (verpflichtend für Selbstständige und FreiberuflerInnen) 10 Jahre
Unterlagen zu gerichtlichen Verfahren (zum Beispiel Mahnbescheide oder Prozessakten)

Ansonsten gibt es eine Aufbewahrungsfrist von 30 Jahren eigentlich nur bei Unternehmen für beispielsweise Jahresabschlüsse oder Inventare

30 Jahre
Arbeitsverträge und andere gegebenenfalls für die Rente relevante Unterlagen (zum Beispiel Kündigungsschreiben) Bis zum Renteneintritt
Ausweis, Zeugnisse, Berufsabschlüsse, Geburtsurkunde, Heiratsurkunde, ärztliche Gutachten, Testament, Sozialversicherungsnachweise, Belege über Immobilienbesitz, Patientenverfügungen, Sparbücher, Namensänderungen Lebenslang

Quelle: Verbraucherzentrale & Arag, Stand: April 2024

Aufbewahrungsfristen für private Haushalte: Tabelle als PDF

Du möchtest die Tabelle gerne ausdrucken, zum Beispiel um direkt abzuhaken, welche Unterlagen du bereits sauber abgelegt hast? Wir haben eine praktische Checkliste mit allen Aufbewahrungsfristen für private Haushalte erstellt. Die übersichtliche Tabelle kannst du hier als PDF herunterladen.

Checkliste Aufbewahrungsfristen: Kostenloses PDF mit Checkliste (Download)

Damit du nichts vergisst, haben wir für dir eine ausführliche Checkliste mit allen AUfbewahrungsfristen für deine privaten Dokumente zusammengestellt, die du dir kostenlos als PDF herunterladen kannst. Damit kannst du dir ganz einfach deine Unterlagen ablegen und weißt, wie lange du sie aufbewahren musst.

Aufbewahrungsfristen für private Haushalte im Detail

Nachfolgend erfährst du mehr über einige der Fristen im Detail, da es hier und da noch mehr zu beachten gibt.

Aufbewahrungsfristen für Kontoauszüge

Kontoauszüge solltest du mindestens drei Jahre aufbewahren. Mit ihnen kannst du beispielsweise Anschaffungen nachweisen oder Mietzahlungen belegen.

Gut zu wissen: Banken müssen per Gesetz deine Kontoauszüge bis zu zehn Jahre aufheben. Das heißt, falls du einen Nachweis bei dir nicht mehr findest, sollte ihn dir die Bank noch einmal ausstellen können.

Aufbewahrungsfrist für die Steuerunterlagen einer Privatperson

Steuerbescheide und andere Steuerunterlagen solltest du möglichst lange aufbewahren – idealerweise bis zu zehn Jahre. Verdienst du mehr als 500.000 Euro pro Jahr, bist du zu einer Aufbewahrungsfrist von Belegen fürs Finanzamt von sechs Jahren sogar verpflichtet.

Aufbewahrungsfristen für Verträge

Laufende Verträge solltest du auf gar keinen Fall wegschmeißen. Doch wie lange muss man gekündigte Verträge aufbewahren? Bei bereits gekündigten Verträgen kommt es auf die Art des Vertrages an:

Kaufverträge: Kaufverträge, bei denen du gegebenenfalls Gewährleistung in Anspruch nehmen möchtest oder musst, solltest du zwei Jahre aufbewahren – so lange gilt die gesetzliche Gewährleistung nach §§ 437 ff. BGB. Die Gewährleistung kommt dann zum Einsatz, wenn du zum Beispiel einen neuen Staubsauger gekauft hast und er innerhalb von zwei Jahren einen technischen Defekt aufweist, der eine Reparatur oder einen Ersatz nach sich ziehen würde.

Gekündigte Mietverträge: Gekündigte Mietverträge solltest du noch ein Jahr länger – eher jedoch drei Jahre – aufbewahren. So lange läuft die Verjährungsfrist. Auch Übergabeprotokolle sollten nicht so schnell im Reißwolf landen. Bei einem Streitfall lässt sich durch solche Unterlagen klären, wer im Recht ist.

Gekündigte Arbeitsverträge: Alte Arbeitsverträge hingegen solltest du bis zum Ruhestand aufbewahren. Denn sie dienen als Nachweis und könnten gegebenenfalls für deine Altersvorsorge relevant sein.

Lebenslange Aufbewahrungsfristen für private Haushalte

Es gibt einige Unterlagen, die du wirklich dein ganzes Leben lang aufbewahren solltest. Das sind vor allem die Unterlagen, die etwas über deine Abstammung oder deine berufliche Laufbahn aussagen. Nachfolgend findest du eine noch detailliertere Liste:

  • Ausweisdokumente (Ausweis oder Reisepass)
  • Geburtsurkunde
  • Heiratsurkunde
  • Testament
  • Patientenverfügung
  • Ärztliche Gutachten (je nach Relevanz, da ÄrztInnen deine Daten nach zehn Jahren löschen müssen)
  • Sozialversicherungsnachweise
  • Rentenunterlagen
  • Zeugnisse und Abschlüsse
  • Nachweis bei Immobilienkäufen oder beim Kirchenaustritt
  • Sparbücher
  • Unterlagen deiner Krankenversicherung
  • Unterlagen bei einer Namensänderung

Aufbewahrungsfristen bei Verstorbenen

Bei einem Todesfall möchte man sich eigentlich nicht mit Bürokratie herumschlagen. Dennoch geht es leider meist nicht anders.

Auch beim Verlust eines Angehörigen gibt es Empfehlungen bei Aufbewahrungsfristen. Nachfolgend verschaffen wir dir einen Überblick:

Aufbewahrungsfristen bei Verstorbenen

Unterlagen Zeitraum
Testament und Erbschein Mindestens bis das Erbe geregelt ist, um Streitigkeiten zu vermeiden
Rechnungen für beispielsweise Wasser und Strom 5 Jahre
Bankunterlagen, Arbeitsverträge, Lohnabrechnungen, Renteninformationen 5 Jahre
Unterlagen, die auch dich betreffen (zum Beispiel Heiratsurkunde) Lebenslang

Stand: April 2024.

Geburtsurkunden oder Heiratsurkunden kann in der Regel auch die jeweilige Behörde wieder ausstellen, solltest du das Dokument bei Bedarf nicht finden.

Private Unterlagen vernichten: So geht’s

Personenbezogene und sensible Daten solltest du nicht einfach in die Papiertonne werfen. Denn es gibt leider immer wieder Menschen, die sich an den weggeworfenen Unterlagen bedienen und Schabernack damit betreiben. Es kann zum Beispiel sein, dass deine persönlichen Informationen für Betrugsmaschen genutzt oder an dubiose Firmen verkauft werden.

Um das zu vermeiden, kannst du Geld in einen Aktenvernichter investieren. Damit kannst du nicht mehr benötigte Unterlagen ganz einfach schreddern, sodass sie sich nicht mehr zusammenflicken lassen. Alternativ kannst du den Papierkram auch in kleine Schnipsel zerreißen. Das dauert dann jedoch seine Zeit und ist längst nicht so effektiv.

Möchtest du deine personenbezogenen Daten digital löschen, solltest du bedenken, dass Löschen nicht immer gleich Löschen bedeutet – auch wenn du die Datei aus dem Papierkorb entfernt hast. Beim Laptopverkauf solltest du das Gerät beispielsweise immer ganz auf Werkseinstellungen zurücksetzen. So gehst du sicher, dass keine Informationen mehr über dich zu finden sind.

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herMoney Tipp

Papier zu schreddern, macht oft Spaß. Dennoch solltest du nicht einfach gedankenverloren jeden Zettel in den Reißwolf packen. Gehe deine privaten Unterlagen in Ruhe durch und achte auf die Ausstellungsdaten. Erst wenn etwas lange genug her ist und definitiv nicht mehr gebraucht wird, solltest du es schreddern.

Zum Weiterlesen: Du bist gerade dabei, dich zu sortieren? Dann hätten wir weitere nützliche Infos für dich! Unsere Checklisten für den Jahresanfang und das Jahresende helfen dir, deine Finanzen fristgerecht auf Vordermann zu bringen.

FAQ

Wie lange muss man Unterlagen der Krankenkasse aufbewahren?

Unterlagen, die deine Krankenversicherung betreffen, solltest du immer aufbewahren – ganz gleich, ob du in der gesetzlichen oder privaten Krankenversicherung versichert bist. Arztrechnungen kannst du als Privatpatientin nach drei Jahren entsorgen. Bedenke jedoch, dass sie für eventuelle Schadenersatzansprüche relevant sein können.

Was muss privat länger als 10 Jahre aufbewahrt werden?

Steuerunterlagen solltest du auf jeden Fall mindestens zehn Jahre aufbewahren. Für Selbstständige und Freiberufler ist das sogar verpflichtend. Länger als zehn Jahre beziehungsweise lebenslang solltest du Folgendes aufbewahren:

  • Urkunden (zum Beispiel bei Heirat oder Geburt)
  • Zeugnisse
  • Unterlagen zur Rente und zu Versicherungen
  • Arbeitsverträge

Wie lange Steuerunterlagen aufheben als Privatperson?

Verdienst du mehr als 500.000 Euro brutto pro Jahr, gilt laut Abgabenordnung eine Aufbewahrungsfrist von mindestens sechs Jahren. Selbstständige und Freiberufler müssen ihre Steuerbescheide mindestens zehn Jahre aufheben. Allerdings ist es grundsätzlich empfehlenswert, Steuerunterlagen nicht zu entsorgen, sondern lange aufzubewahren.

Wie lange muss ich Stromrechnungen aufheben?

Für Rechnungen gibt es grundsätzlich eine gesetzliche Verjährungsfrist von drei Jahren. So lange solltest du deine Stromrechnung also auf jeden Fall aufheben. Kommt es in diesem Zeitraum zu einem Streitfall, hast du die Rechnungen als Nachweise parat. Auch wenn du die private Rechnung steuerlich geltend machen kannst, ist eine Aufbewahrung sinnvoll.

Wie lange private Kontoauszüge aufheben?

Die Verbraucherzentrale empfiehlt Privatpersonen, Kontoauszüge mindestens drei Jahre aufzuheben. Nutzt du Online-Banking, solltest du die Dokumente downloaden oder nachfragen, wie lange sie im Account gespeichert bleiben. Kontoauszüge sind deshalb wichtig, um Zahlungen nachweisen zu können – beispielsweise die Miete oder Rechnungen.

Wie lange sollte man privat Rechnungen aufbewahren?

Rechnungen solltest du zwei Jahre aufbewahren – so lange gilt die Gewährleistung nach §§ 437 ff. BGB. Beispiel: Du hast einen Fernseher gekauft und der geht innerhalb von zwei Jahren durch einen Mangel (nicht selbstverschuldet) kaputt. Mit der Rechnung kannst du den Kauf nachweisen und hast Anspruch auf Reparatur oder Ersatz.

Disclaimer: Alle Angaben sind ohne Gewähr. Trotz sorgfältiger Recherche kann herMoney keine Haftung für die Vollständigkeit und Richtigkeit übernehmen. Der Artikel dient lediglich der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar.

 

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Katrin Gröh

Katrin Sonja Gröh hat Wirtschaftskommunikation studiert und beschäftigt sich seit mehreren Jahren mit verschiedenen Themen rund um den Verbraucherjournalismus. Als freie Autorin schreibt sie über Finanzen, Wirtschaft und Versicherungen.

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