Notfallordner anlegen: Mit diesem kostenlosen PDF geht‘s ganz einfach!

Der Notfallordner ist ein Muss und enthält alles Wichtige für dich und deine Angehörigen. Was bei der Zusammenstellung zu beachten ist.

Inhalt

• Definition
• Notfallordner anlegen
  > Checkliste zum Download
• Notfallmappe kaufen
• Aufbewahrungsort

Dieser Artikel wurde von unserer Expertin, der Steuerberaterin Elke Streit, geprüft.

Zugegeben: Papierkram zu erledigen, ist immer ein leidiges Thema. Viel schlimmer ist es aber, wenn deine Angehörigen nicht wissen, was bei einem Notfall zu tun ist. Zum Beispiel dann, wenn du krank und nicht ansprechbar bist. Es kostet wertvolle Zeit, wenn dein Partner oder deine Kinder bei einem Unglück deine Unterlagen durchsuchen müssen und keinen Zugriff auf wichtige Daten haben. Auch wenn du schnell das Haus verlassen musst, wirst du froh sein, mit nur einem Griff alle wichtigen Dokumente bei dir zu haben. Lege dir also einen Notfallordner an, solltest du noch keinen haben!

Was ist ein Notfallordner und warum ist er wichtig?

Der Notfallordner wird auch Nachlassordner genannt. Wie der Name schon verrät, befinden sich dort alle Dokumente, die bei Notfällen wichtig sind. Organisiere deine Daten und Dokumente so, dass auch im Falle einer lang andauernden Krankheit alles Notwendige an einem Ort ist. Dokumente neu ausstellen zu lassen und Verträge neu anzufragen, kostet nicht nur viel Zeit, sondern auch Geld.

Besonders wichtig wird dein Notfallordner im Fall deines Todes. Auch wenn wir das Thema am liebsten weit wegschieben möchten, sollten wir es auf dem Schirm haben. Deine Angehörigen wird es ungemein erleichtern, in Ruhe trauern zu können, weil sie genau wissen, was zu tun ist.

Klassisch werden die Dokumente analog in einem Ringordner abgeheftet. Zusätzlich oder alternativ bietet es sich an, den Ordner digital anzulegen. Bei beiden Varianten ist es wichtig, dass die richtigen Personen den Ort kennen und Zugriff haben. Dazu später mehr.

Einen Notfallordner kannst du auch für dein Kind anlegen. Besonders viel wird die Mappe noch nicht enthalten, sie kann später aber leicht ergänzt werden.

Was gehört in die Notfallmappe?

Damit du auf jeden Notfall vorbereitet bist, gibt es einiges, was in deinem Ordner zu finden sein sollte. Dabei können zwei Arten unterschieden werden:

• Notfallordner für UnternehmerInnen
• Notfallordner für Privatpersonen

In diesem Artikel schauen wir uns die Zusammenstellung für Privatpersonen genauer an.

Auch im Podcast findest du wichtige Infos dazu:

Wie kleinteilig der Notfallordner sein soll, entscheidest du. Neben Kopien der wichtigsten Unterlagen wie Personalausweis, Führerschein oder Bankvollmachten zählen jegliche Verträge, Vollmachten und Auskünfte über deinen Besitz dazu.

Notfallordner anlegen: Welche Dokumente du brauchst

• Deckblatt (Name, Vorname, Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer, Steuernummer, zuständiges Finanzamt)
• Inhaltsverzeichnis

Kopien von:

• Personalausweis
• Führerschein
• Organspendeausweis

Vollmachten:

• Bankvollmacht
• Nachlassverwaltung
• etc.

Weitere Unterlagen zu den Themen:

• Gesundheit
• Finanzen
• Versicherungen
• Rechtsdokumente und Verträge
• Mitgliedschaften
• Immobilien
• Pkw
• Haustiere
• Passwörter und Zugangsdaten
• Pflegebedürftigkeit
• Todesfall
• Schlüssel
• Wichtige Adressen und Telefonnummern
• …

Notfallordner: Kostenloses PDF mit Checkliste (Download)

Damit du nichts vergisst, haben wir für dich eine ausführliche Checkliste mit allen Unterlagen für deinen privaten Notfallordner zusammengestellt, die du dir kostenlos als PDF herunterladen kannst. Damit kannst du dir ganz einfach deine eigene Notfallmappe selbst erstellen.

Notfallmappe selbst erstellen: Alle Unterlagen im Detail

Gesundheitsunterlagen

Ganz wichtig! Oft sind schnelle Informationen lebensrettend (zum Beispiel bei einem Schlaganfall). Darum solltest du alles beisammenhaben, was die MedizinerInnen an Informationen benötigen, falls du als akuter Notfall ins Krankenhaus musst oder nicht mehr ansprechbar bist.

Finanz- und Versicherungsunterlagen

Was du an Vermögen besitzt, muss natürlich für die Vertrauenspersonen dokumentiert werden. Denn das Vermögen kann unter anderem für die Pflegeeinrichtung ausschlaggebend sein. Deine Vertrauenspersonen sollten also wissen, welche Summen dir zur Verfügung stehen.

Rechtsdokumente und Verträge

Damit die ErbInnen nicht alle Ordner nach Verträgen durchsuchen müssen, bietet es sich an, sie als Kopien (oder wenn du möchtest die Originale) im Notfallordner zu bündeln, wenn sie den anderen Registereinträgen nicht eindeutig zuzuordnen sind. Dazu zählen beispielsweise ein Ehevertrag und private Mitgliedschaften, wie der Vertrag mit dem Fitnessstudio oder das Zeitschriften-Abo. Sie sind dem Nachlassverwalter oder der Nachlassverwalterin vielleicht nicht bekannt.

Die Erstellung deines Notfallordners kannst du auch gleich als Chance nutzen, deine Verträge auf den Prüfstand zu stellen und dich gegebenenfalls von Unnötigem zu trennen.

Wohnen

Wenn keine Chancen auf eine Rückkehr in dein Haus oder deine Wohnung bestehen, sollten deine Bevollmächtigten die Liegenschaften schnell auflösen können. So kannst du vermeiden, dass größere Summen anfallen, wie etwa Nebenkosten.

Wenn du dieses Kapitel bearbeitest, stell dir vor, du würdest umziehen. Was müsstest du dabei alles wechseln oder kündigen? Besonders vorbildlich wäre es, wenn du schon eine Inventarliste mit den Gegenständen anlegst, die du auch in eine Pflegeeinrichtung mitnehmen möchtest.

Gibt es vielleicht einen Schrebergarten? Dann solltest du die entsprechenden Infos ebenfalls hinterlegen.

Pkw

Wenn du das Auto nicht mehr nutzen kannst, ist ein Verkauf sinnvoll. Der oder die Bevollmächtigte hat es leichter, wenn du die Papiere im Notfallordner zumindest als Kopie aufbewahrst. In dem Fall solltest du mitteilen, wo der originale Kfz-Brief zu finden ist, also die Eigentumsurkunde.

Digitale Daten

Hier solltest du überlegen, wo du deine Zugangsdaten für deinen Laptop, dein Handy, Online-Konten und Co. sicher aufbewahren kannst. Ein Beispiel wäre das Bankschließfach.

Denn: Zu deinem Nachlass gehört auch dein digitales Erbe. Was das genau heißt? Die ErbInnen sind auch ErbInnen der Verträge und Vereinbarungen, die auf dem Rechner oder Smartphone hinterlegt sind. Laufen hier beispielsweise digitale Abos für Zeitungen, Podcasts und Co., sind sie bis zur Kündigung gültig. Deine ErbInnen müssen sie also weiterhin bezahlen.

Darüber hinaus sind die Profile auf Social Media ohne Zugangsdaten nicht so einfach löschbar. Ansonsten müsste der Betreiber wie Facebook zustimmen. Darum ist es wichtig, alle Benutzernamen und Passwörter aufzulisten. Bei der Gelegenheit kannst du auch alle Profile löschen, die du nicht mehr nutzt.

Tipp: Die Passwörter und Zugangsdaten speicherst du am besten auf einem USB-Stick oder einem anderen externen Speichermedium. Informiere die bevollmächtigten Personen, ob der Stick beim Notar, im Bankschließfach oder an einem anderen Ort hinterlegt ist. Denke jedoch daran, dass du das Verzeichnis regelmäßig auf Aktualität überprüfst.

Pflegebedürftigkeit

Wenn du nach einer Krankheit pflegebedürftig wirst, du dir aber schon vorher Gedanken über ein passendes Heim gemacht hast, teile deine Wahl mit. Vielleicht hast du im Vorfeld mit einer Pflegeeinrichtung Vereinbarungen getroffen. Die solltest du auch hinterlegen. So kann der oder die Bevollmächtigte alles nach deinen Wünschen veranlassen.

Wichtig ist hier noch, das Budget zu dokumentieren, das im Pflegefall zur Verfügung steht. Dazu gehört auch die Rente. Hast du beispielsweise eine private Pflegeversicherung abgeschlossen, wird sie zur Finanzierung eines Betreuungsplatzes herangezogen.

Im Todesfall

Hast du dir schon einmal Gedanken darüber gemacht, wie du bestattet werden möchtest oder welches Lied gespielt werden soll? Damit deine Wünsche berücksichtigt werden, kannst du sie in deinem Notfallordner festhalten. Dafür kannst du alternativ auch dein Testament nutzen. Es gibt auch die Möglichkeit, vorab mit einem Bestatter oder einer Bestatterin zu sprechen. Dann gehören an diese Stelle die Kontaktdaten des Beerdigungsinstituts.

Auf Instagram haben wir das Thema bereits diskutiert. Schau dir gerne unseren Post an:

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Notfallmappe selbst erstellen

Wir haben für dich ein kostenloses Notfallordner-PDF mit allen genannten Kriterien zum Download und zum Ausdrucken erstellt.

Notfallordner kaufen?

Statt alles selbst anzulegen, gibt es auch Notfallordner zu kaufen, bei denen du nur die Vorlagen ausfüllst und deine Unterlagen ergänzt.

Auch spezielle Register für Notfallordner können ein guter Leitfaden sein. Allerdings bist du hier weniger flexibel, falls bei den Vorlagen nicht alle Kategorien enthalten sind, die für dich wichtig sind.

Für Unternehmen kann es sinnvoll sein, nochmal eine Expertin oder einen Expertin über den Notfallordner schauen zu lassen, um auf Nummer sicher zu gehen, dass die rechtlichen Anforderungen erfüllt sind.

Wo kannst du den Notfallordner aufbewahren?

Die Notfallmappe bewahrst du so auf, dass du sie schnell zur Hand hast (im Fall von Brand, Hochwasser und Co.). Du kannst sie auch bei einer Person deines Vertrauens, beim Notar, Rechtsanwalt oder Nachlassgericht hinterlegen. Willst du das nicht, sollten dir nahestehende Personen über den Verbleib des Notfallordners informiert sein.

Dein Nachlassordner enthält natürlich ganz viele persönliche Daten. Deshalb ist es ratsam, den physischen Ordner zwar griffbereit aufzubewahren, aber nicht kenntlich zu machen.

herMoney Tipp

Mach den Notfallordner zum Teil deiner Finanzroutine. Einmal eingerichtet, reicht es, wenn du die Informationen jährlich oder im Rahmen einer Veränderung überprüfst. Wie umfangreich dein Ordner werden soll, entscheidest du selbst. Unser Tipp: Versuche, die Infos und Dokumente nicht zu kleinteilig werden zu lassen. Sonst könntest du deine Angehörigen etwas verwirren.

Zum Weiterlesen: Finanzen sortieren am Jahresanfang: Diese Checkliste hilft dir!

 

Zu unserer Expertin:

Elke Streit ist Steuerberaterin aus Begeisterung und unterstützt dich mit viel Kreativität und Energie in allen Lebenslagen und hilft dir dabei, deine Vision zu erreichen. Sie leitet zusammen mit Anja Wagner die moderne Steuerberatungsgesellschaft VORORT im Herzen von Bad Neustadt a.d. Saale. Mit einem engagierten Team von rund 20 MitarbeiterInnen bieten sie eine maßgeschneiderte und zeitgemäße Beratung und begleiten ihre Kundinnen und Kunden bei ihrem individuellen Unternehmenswachstum.

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